Bantuan
FAQ (Tanya Jawab)
Proses Transaksi
- Proses Pembeli (Pejabat Pengadaan/PP atau Pejabat Pembuat Komitmen/PPK) meminta informasi produk dan harga kepada Penyedia barang atau jasa.
- Pada umumnya istilah Permintaan Penawaran ini sama dengan Request for Quotation (RFQ).
- Namun di aplikasi AyooMall, kami menggunakan istilah Permintaan Penawaran.
- Proses pengiriman informasi produk dan harga yang ditawarkan oleh Penyedia barang atau jasa kepada Pembeli (PP atau PPK).
- Pada umumnya istilah Penawaran ini sama dengan Quotation.
- Namun di aplikasi AyooMall, kami menggunakan istilah Penawaran.
- Proses permbintaan persetujuan dari PP kepada PPK, atas Penawaran yang telah diberikan oleh Penyedia, setelah proses Negosiasi/Non Negosiasi disepakati oleh Pembeli dan Penyedia.
- Pada umumnya, istilah Persetujuan ini sama dengan Purchase Request (PR).
- Namun di aplikasi AyooMall, kami menggunakan istilah Persetujuan.
- Proses ketika Pembeli (PP) melakukan aktivitas pembelian barang atau jasa kepada Penyedia. Tentunya sebelum proses ini, Pembeli telah melewati kesepakatan di proses Negosiasi/Non Negosiasi, serta mendapatkan Persetujuan Pembelian dari PPK.
- Pada umumnya, istilah Pesanan ini sama dengan Purchase Order (PO).
- Namun di aplikasi AyooMall, kami menggunakan istilah Pesanan.
- Proses klarifikasi harga barang atau jasa untuk mencapai kesepakatan antara Pembeli dan Penyedia.
- Proses awal terjadinya Negosiasi dilakukan oleh Pembeli, ketika Penyedia sudah mengirimkan Penawaran.
- Di dalam system AyooMall, terdapat fitur Chat untuk mengakomodir terjadinya kesepakatan Negosiasi antara Pembeli dan Penyedia.
- Yang bisa dinegosiasikan adalah Harga Item Barang pesanan dan durasi waktu pada Tipe Pembayaran TOP/CBD.
- Ya bisa. System aplikasi AyooMall menyediakan fitur Pesan Kembali/Repeat Order.
- Silahkan manfaatkan fitur ini untuk memudahkan proses Transaksi Anda selanjutnya.
- Ya. Pembeli (PP/PPK) bisa berbelanja beberapa item barang yang berbeda, pada beberapa Penyedia/Toko. Tetapi hanya sampai pada proses memasukkan item barang ke dalam keranjang.
- Untuk pemrosesan lanjutannya, terkait pembelian keseluruhan item barang tersebut, system melakukan dengan cara memprosesnya per masing-masing Toko/Penyedia.
- Menentukan Alamat Pengiriman dan Alamat Penagihan.
- Menjelaskan Detail Permintaan secara jelas.
- Menentukan Tipe Pembayaran → Term of Payment (TOP) beserta Tempo Pembayarannya. Atau bisa memilih Cash Before Delivery (CBD).
- Menentukan Jenis Status Bendahara → Bendahara WAPU, Bendahara Non WAPU, atau Bendahara Non WAPU jika DPP <IDR 2.000.000
- Menentukan Sumber Anggaran → Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU), Tambahan Uang (TU), atau Langsung (LS).
- Menentukan Prosentase Pajak → Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan (PPh).
- Upload Dokumen dan Input Nomor Rencana Umum Pengadaan (RUP).
Dokumen Administrasi
- Dokumen pembelian barang dan jasa dari Pembeli yang ditujukan kepada Penyedia.
- Istilah umum lainnya untuk Surat Pesanan sama dengan Dokumen PO.
- Dokumen penyerahan barang atau jasa dari pihak Pembeli.
- Umumnya, Dokumen BAST ini ditandatangani oleh kedua pihak, yaitu Penyedia dan Pembeli, serta ada stample di dalamnya.
- Dokumen Penyedia berisi informasi penerima dan pengirim yang dilampirkan pada barang atau jasa.
- Bukti penerimaan pembayaran oleh Penyedia.
- Dokumen ini berfungsi sebagai validasi atas penjualan barang dan jasa yang sudah dibayar oleh Pembeli.
- Formulir proses pembayaran yang didokumentasikan oleh Pembeli.
- Formulir yang didokumentasikan oleh Pembeli, atas selesainya suatu transaksi barang atau jasa.
- Dokumen pernyataan yang diterbitkan atau dibuat oleh Pemangku Kepentingan dari pihak Pembeli, yang memuat jaminan atau pernyataan bahwa seluruh pengeluaran telah dihitung dengan benar.
- Dokumen pernyataan yang diterbitkan atau dibuat oleh Pemangku Kepentingan dari pihak Pembeli atas transaksi barang atau jasa.
- Dokumen pernyataan yang disampaikan oleh Penyedia kepada Pembeli (Bendahara).
- Dokumen ini berisi semua rincian item pembelian barang pesanan beserta nilai Pajak yang melekat di dalamnya.
- Dokumen ini sebagai pengingat kepada Pembeli (Bendahara), agar segera melakukan Pembayaran atas barang pesanan yang telah diterimanya.
- Ya, tentu saja Pembeli bisa mengajukan Penyesuaian Data, dengan cara berkirim surat resmi kepada Management AyooMall via Perwakilan Account Manager masing-masing kota domisili Pembeli.
- Selanjutnya, Perwakilan Account Manager akan berkoordinasi dengan Tim Operasional Pusat AyooMall, agar segera menindaklanjuti apa saja data-data yang perlu disesuaikan informasinya. Agar proses Transaksi Belanja Barang dan Jasa bisa tetap berjalan sebagaimana mestinya.
- Data-data yang bisa disesuaikan misalnya: Mekanisme Sumber Anggaran; Perubahan Bukti Pembayaran Transaksi; Pajak Item Transaksi; Tanggal pada Dokumen Transaksi; Penyesuaian Pembatalan Transaksi; Status Transaksi Kedaluwarsa.
- Admin / Backoffice / Helpdesk secara rutin memonitor status keseluruhan transaksi yang terjadi di dalam system AyooMall.
- System akan memfilter keseluruhan Transaksi yang statusnya Pembayaran Lewat Jatuh Tempo. Kepada Pembeli yang datanya terdapat informasi semacam ini, akan dihubungi oleh Admin secara formal dengan sepengetahuan Perwakilan Account Manager-nya.
- Selanjutnya, secara resmi Management AyooMall akan menyampaikan Surat Konfirmasi Pembayaran Lewat Jatuh Tempo kepada Pembeli, agar segera menyelesaikan proses Pembayaran atas Transaksi Kedaluwarsa tersebut hingga proses selesai.
Biaya Layanan
- Biaya yang dibebankan kepada Penyedia untuk setiap transaksi yang dilakukan pada platform AyooMall.
- Besarnya Biaya Layanan yang dibebankan kepada Penyedia mengikuti ketentuan di bawah ini:
| No. | Nilai Transaksi | % Biaya Layanan |
|---|---|---|
| 1. | < IDR 50.000.000 | 1,5% |
| 2. | IDR 50.000.000 – IDR 100.000.000 | 1,25% |
| 3. | > IDR 100.000.000 | 1% |
- Ya. Biaya Layanan yang dibebankan kepada Penyedia sudah termasuk Pajak.
- Penyedia belum dapat memproses konfirmasi pesanan pada platform AyooMall untuk Transaksi selanjutnya.
- System juga secara otomatis akan memunculkan “Pengingat/Reminder” bahwa ada Tagihan Biaya Layanan yang harus diselesaikan oleh Penyedia.
- Tim Admin Operasional AyooMall juga akan menghubungi Penyedia via Email/Telepon dan menyampaikan bahwa Penyedia harus menyelesaikan Tagihan Biaya Layanan tersebut, supaya proses transaksi yang masuk bisa dilanjutkan prosesnya.
- Tagihan Biaya Layanan AyooMall akan muncul setelah Pembeli sudah selesai melakukan pembayaran transaksi atau status Tagihan Transaksi berubah menjadi “Telah Dibayar”.
- Selanjutnya, system akan memunculkan Data Tagihan Biaya Layanan yang ditujukan kepada Penyedia, agar di periode tertentu harus membayarkan Biaya Layanan tersebut.
- Di AyooMall, Biaya Layanan Penggunaan AyooMall ditanggung oleh Penyedia.
- Jika Pembeli melakukan pembayaran transaksi barang atau jasa melalui metode pembayaran yang disediakan oleh AyooMall (Virtual Account) pada sistem, maka Biaya Layanan akan dipotong secara otomatis melalui platform.
- Jika Pembeli melakukan pembayaran transaksi barang atau jasa melalui metode pembayaran yang tidak disediakan oleh AyooMall pada system atau pembayaran ditujukan langsung ke rekening Penyedia, maka AyooMall akan mengirimkan tagihan kepada akun Penyedia pada menu “Biaya Layanan”.
Saldo Penjualan
- Saldo Penjualan adalah nilai pendapatan Penyedia yang didapatkan dari hasil transaksi Pembeli di toko Penyedia.
- Penyedia dapat melihat nilainya dengan cara klik menu Saldo Penjualan yang ada di area sidebar.
- Setelah masuk ke Halaman Saldo Penjualan, Penyedia dapat melihat nilai Saldo Penjualan, serta data table Daftar Transaksi yang bisa ditarik Saldonya.
- Penyedia memastikan sudah Login dan masuk ke Halaman Dashboard Penyedia.
- Penyedia pilih menu Saldo Penjualan, yang ada di area sidebar.
- Penyedia masuk ke Halaman Penarikan Dana. Di halaman ini sudah tercantum berapa besaran Balance / Saldo yang berhak diterima oleh Penyedia dari hasil transaksi bisnis di AyooMall.
- Penyedia bisa menarik Sebagian atau seluruhnya Dananya.
- Penyedia klik dan pilih dari data transaksi mana saja Dana akan ditarik, lalu Penyedia klik tombol Ajukan Penarikan.
- Penyedia perlu memonitor terus aplikasi AyooMall-nya, untuk melihat status prosesnya.
- Jika Dana sudah masuk ke Rekening Penyedia, statusnya Berhasil.
- Tim Operasional AyooMall akan memproses Penarikan Dana kurang lebih 3 hari kerja.
- Di sini, Penyedia dapat memonitor status pengajuan Penarikan Dananya melalui menu Saldo Penjualan yang ada di area sidebar.
- Status Penarikan Dana yang ditampilkan di system adalah sebagai berikut: Tarik Saldo, Dalam Proses, Berhasil, dan Batal.